1. Bakgrund
1.1 Introduktion
SSG Facility Services AB, org.nr. 556806-7895, strävar efter att bedriva sina affärer med integritet och i full överensstämmelse med gällande lagar och regelverk. Samtidigt erkänner vi att ingen organisation är helt immun mot möjliga oegentligheter. Därför ser vi det som en kollektiv skyldighet för alla anställda att bidra till att minimera risken för oegentligheter inom vår organisation och att agera proaktivt vid upptäckt av eventuella brister.
Vi tror starkt på att en öppen och ansvarsfull företagskultur utgör en grundläggande faktor för att förebygga missförhållanden och allvarliga incidenter. Vi förväntar oss att alla anställda rapporterar eventuella oegentligheter på arbetsplatsen som kan äventyra företagets förmåga att uppfylla sina lagstadgade skyldigheter och principer.
Denna policy ska tolkas och tillämpas i samklang med den handlingsplan för visselblåsarfunktion som företaget har utvecklat. Det är vår förhoppning att denna policy kommer att stärka vår företagskultur, främja transparens och uppmuntra till ansvarsfullt beteende inom organisationen.
2. Syfte
2.1 Syftet med policyn
Denna policy har som huvudsyfte att säkerställa att företagets anställda känner sig trygga och uppmuntrade att rapportera eventuella oegentligheter eller allvarliga incidenter som rör företaget, utan att vara rädda för repressalier. Vi strävar efter att skapa en arbetsmiljö där anställda känner att deras rapporter tas på allvar, hanteras professionellt och i sträng konfidentialitet.
3. Riktlinjer
3.1 Rapporteringsskyldighet
Vi uppmuntrar alla anställda att rapportera eventuella oegentligheter eller allvarliga incidenter som de anser strider mot lagar, riktlinjer, interna styrdokument eller liknande. Rapportering ska utföras enligt de förfaranden som beskrivs i företagets handlingsplan för visselblåsarfunktion.
3.2 Exempel på oegentligheter och allvarliga incidenter
Exempel på oegentligheter och allvarliga incidenter som bör rapporteras inkluderar, men är inte begränsade till:
- Potentiella brottsliga handlingar.
- Överträdelser av gällande lagar.
- Hot mot en anställds hälsa och säkerhet.
- Överträdelser av företagets uppförandekod.
- Skada på miljön.
- Manipulation av finansiell information.
- Ekonomisk brottslighet, inklusive mutor, bedrägeri och förfalskning.
- Allvarliga former av diskriminering och trakasserier.
- Medvetet undanhållande av information om någon av ovanstående situationer.
Denna policy täcker inte frågor som mobbning, lönefrågor, dåligt ledarskap, ineffektiva system eller brist på feedback angående arbetsprestationer. Anställda som önskar ta upp sådana frågor bör i första hand vända sig till sin närmaste chef eller personalchef.
3.3 Skydd för rapporterande anställda
Förutsatt att rapporter om oegentligheter, oaktsamhet eller brister görs i god tro och inte av illvilja eller för personlig vinning, och att det finns goda skäl att tro att rapporten är relevant och att den anställde har följt rapporteringsrutinerna, kommer rapporten att hanteras enligt följande:
- Den anställde kommer inte att utsättas för några trakasserier eller disciplinära åtgärder från företaget som ett resultat av att ha rapporterat en oegentlighet.
- Så långt det är möjligt kommer bevis som kan härledas till den anställde att hållas konfidentiella.
- Missbruk av denna policy, till exempel genom att rapportera falska, ondsinta eller grundlösa anklagelser, kommer att resultera i att den anställde inte omfattas av ovanstående skydd.
3.4 Rapporteringsprocedur
Anställda ska rapportera sina misstankar om oegentligheter i enlighet med företagets handlingsplan. Rapporter kan göras muntligt och/eller skriftligt. I rapporten bör det anges att rapporten görs enligt denna policy, om den anställde önskar att hans eller hennes identitet ska hållas konfidentiell, samt en detaljerad beskrivning av den misstänkta oegentligheten, inklusive eventuella relevanta datum, platser, personer inblandade och eventuella bevis. Den rapporterande personen kommer att få en bekräftelse på sin rapport samt information om de planerade och/eller vidtagna åtgärderna.
4. Undersökning och Hantering
4.1 Undersökningsprocess
Företaget är skyldigt att undersöka och hantera alla rapporter rättvist, snabbt och konfidentiellt så långt det är möjligt. Omfattningen och varaktigheten av undersökningen kommer att bero på ärendets natur. En inledande undersökning kommer att genomföras för att avgöra om det finns grund för att fortsätta undersökningen eller om det saknas grund för att fortsätta undersökningen på grund av att rapporten till exempel är baserad på felaktig information.
5. Ansvar
5.1 Ansvarsfördelning
Företagets ledning ansvarar för att alla anställda är förtrogna med företagets visselblåsarpolicy, men det är den enskilda individens ansvar att följa den. Denna policy ska ses som en vägledning och är inte en del av de anställda anställningsavtal. Det är också företagets ledningsansvar att säkerställa att eventuella rapporter om oegentligheter hanteras enligt denna policy och handlingsplanen för visselblåsarfunktion.
5.2 Skyldigheter för Anställda
Det åligger varje anställd att:
- Följa företagets visselblåsarpolicy och handlingsplan.
- Rapportera eventuella oegentligheter eller allvarliga incidenter i god tro och med ärlig intention.
- Samarbeta med undersökningar som initieras som ett resultat av en rapport.
- Inte delta i eller stödja någon form av repressalier mot någon annan anställd som har rapporterat en oegentlighet i god tro.
5.3 Skyldigheter för Ledning och HR
Företagets ledning och HR-avdelning har följande skyldigheter:
- Informera och utbilda anställda om visselblåsarpolicyn och handlingsplanen.
- Ta emot rapporter om oegentligheter och se till att de behandlas korrekt.
- Skydda rapporterande anställdas konfidentialitet så långt det är möjligt.
- Initiera och övervaka utredningar av rapporterade oegentligheter.
- Vidta åtgärder enligt företagets policy om oegentligheter bekräftas.
5.4 Skyldigheter för Ledning och Styrelse
Företagets ledning och styrelse har ett särskilt ansvar för att säkerställa att företagets visselblåsarpolicy är effektiv och följs. De bör regelbundet utvärdera policyns effektivitet och vidta åtgärder för att förbättra den om så krävs.
5.5 Sanktioner för Överträdelser
Överträdelser av denna policy kan leda till disciplinära åtgärder enligt företagets interna riktlinjer och tillämpliga lagar. Om en anställd medvetet rapporterar falska eller ondsinta anklagelser kan detta leda till allvarligare sanktioner, inklusive uppsägning.
6. Övriga Bestämmelser
6.1 Revidering och Uppdatering
Denna visselblåsarpolicy kommer att revideras och uppdateras vid behov för att säkerställa att den är aktuell och överensstämmer med tillämpliga lagar och bästa praxis.
6.2 Kontaktinformation
För att rapportera oegentligheter enligt denna policy eller för att få ytterligare information om visselblåsarpolicyn, kontakta fyll i namn och kontaktuppgifter för företagets visselblåsarfunktion eller ansvarig person.
6.3 Laglig Giltighet
Denna policy ska tolkas och tillämpas i enlighet med gällande lagstiftning och lagens krav har alltid företräde i händelse av konflikt med denna policy.
Denna visselblåsarpolicy träder i kraft omedelbart efter antagande och är tillämplig för alla nuvarande och framtida anställda i företaget.
